Consejos para crear un evento

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Un organizador de eventos es una persona que usa sus  habilidades para lanzar eventos sociales o empresariales a gran escala, como fiestas formales, conferencias, festivales, conciertos, ceremonias, convenciones, etc.

¿Por qué es importante la organización de eventos?

Las habilidades para organizar eventos, esencialmente requieren que el organizador trabaje con un presupuesto establecido, siga un determinado horario y trate con los proveedores para crear y desarrollar los mejores eventos que satisfagan a sus clientes.

Si deseas organizar uno debes saber cuáles son los pasos a seguir para que tu evento tenga éxito.

Desde una perspectiva empresarial, los eventos ofrecen una oportunidad increíble para promover un negocio. Cuanto más popular sea tu marca, más querrán las personas probar los nuevos productos que lances al mercado.

Esto significa que debes tener las habilidades necesarias para que tu empresa obtenga la exposición adecuada y puedas crear una buena imagen corporativa, así como de cualquier marca en particular.

No solo sirven como una oportunidad para que una compañía bien establecida recupere su importancia atrayendo a un número creciente de clientes potenciales, sino que también permite a una compañía que está comenzando despertar el interés en la gente común hacia sus productos y servicios.

Metas y objetivos del evento

Un organizador de eventos debe saber por adelantado lo que tiene que lograr, de lo contrario, ¿para qué hacer un evento?

Las metas y los objetivos claramente definidos te ayudarán a centrarte en el objetivo durante todo el proceso de planificación del evento. También te ayudarán a evitar el desperdicio de recursos, ya que cada decisión relacionada con el tiempo y el dinero estará relacionada con el propósito establecido.

Las metas deben ser el principal propósito, ya que el propósito es el panorama general por el que existe un evento, como dónde quieres estar y dónde te encuentra ahora.

Si por ejemplo el evento es para una universidad con el objetivo de atraer a nuevos estudiantes de primer año, el propósito podría ser informar a los posibles solicitantes sobre las ofertas de programas y el ambiente del campus.

Los objetivos son la hoja de ruta para lograr esos propósitos y se deben escribir en detalle, definiendo los resultados concretos, medibles y tangibles que producirá el evento.

¿Cómo mejorar las habilidades de organización de los eventos?

A continuación encontrarás algunos consejos útiles que te pueden ayudar a mejorar tus habilidades como organizador de eventos:

Aprende a manejar el estrés

Organizar un evento puede ser extremadamente estresante. Algunas personas tienen nervios de acero, pero otras tienen que esforzarse mucho más para tener autocontrol y ver una solución en caso de un desastre mayor.

Presta atención a los detalles

A medida que este se acerca, la carga de trabajo aumenta. Muchas personas tienden a tomar atajos para llegar al destino a tiempo, sin embargo los clientes prefieren que no se hagan recortes.

Por lo tanto siempre debes tratar de prestar atención a los detalles y ser hábil a la hora de ejecutarlos.

Sé un buen oyente

Una de las habilidades que debe tener un organizador es la capacidad de escuchar y comprender las necesidades de los demás.

Muchas personas tienden a adoptar un enfoque dictatorial que la mayoría de las veces puede resultar muy perjudicial. Si tienes la capacidad de escuchar puedes ofrecer un mejor servicio al cliente y  resolver más rápidamente los conflictos, haciendo que el evento sea todo un éxito.

Pasos para organizar un evento:

Crea una lista de verificación y conviértela en un plan de acción

Una lista de verificación ofrece una gran visión general. Para que puedas  ejecutar tus actividades, debes convertir la lista de verificación en un plan de acción detallado con pasos específicos, plazos y personas responsables.

No es tan difícil. Elige un elemento de la lista de verificación y contesta lo siguiente:

  • ¿Qué tarea (s) se debe completar para que esto se marque «completado»?
  • ¿Cuánto tiempo llevarán las tareas?
  • ¿Cuál es la fecha límite para completar cada tarea?
  • ¿Quién es responsable de completar la (s) tarea (s)?

Por ejemplo y una vez que hayas respondido a esto ponlo todo en una hoja Excel. Coloca las tareas y las personas responsables en columnas y la duración de las tareas y los plazos en filas.

Busca un lugar para el evento

Busca en internet, haz algunas llamadas, tu objetivo ahora es encontrar y reservar el lugar perfecto. Debes asegurarte de que el lugar esté disponible para el día que hayas acordado, por lo tanto debes firmar el contrato y tenerlo todo atado.

Contratar a los vendedores

Esta categoría es bastante amplia e incluye a cualquiera que ofrezca un servicio o producto para tu evento, desde el servicio de comidas hasta la decoración, la fotografía y la realización de los vídeos.

Crea una página del evento

Aquí es donde la gente encontrará toda la información necesaria y podrá registrarse sin ningún problema. No tienes que ser un programador o saber crear sitios web para hacer esto, en su lugar puedes usar Facebook para hacer una página decente con todos los elementos básicos.

Crea una estrategia publicitaria

Ahora que el  evento ya está tomando forma y tienes una página oficial, debes comenzar a pensar en cómo lo vas a promocionar.

Tu estrategia dependerá en gran medida de tu público objetivo, donde es más probable que estas personas conozcan el evento si están en las redes sociales o en la prensa escrita, siendo probable que los encuentres en lugares específicos donde puedas repartir publicidad.

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